Innen van contributie met de Gratis SEPA Incasso tool

Dit praktijkvoorbeeld laat zien op welke wijze een vereniging eenvoudig contributie kan innen. De uitgangspunten voor dit voorbeeld zijn:

U verzamelt de machtigingen zelf (via ingevulde kaarten of een inschrijfformulier bijvoorbeeld), of gaat dit via ons laten doen
U heeft alle beschikbare gegevens in Excel gezet
U gaat gebruik maken van onze SEPA Incasso tool
U heeft een eigen incassocontract of sluit daar een contract met ons voor af

Hoe vraagt u toestemming voor het mogen innen van de contributie

Wanneer mensen lid worden van uw vereniging zullen ze daar vaak een inschrijfformulier voor invullen. Op dat inschrijfformulier kunt u wettelijk vereiste gegevens voor een incasso machtiging neerzetten, waarmee het nieuwe lid de machtiging afgeeft. Doorbetalers kan u helpen hiermee of kan het voor u overnemen via een digitale machtiging of een e-machtiging (de e-machtiging is beschikbaar vanaf eind 2015).

Hoe administreert u de machtigingen

Elke lidmaatschap voegt u toe aan een Excel bestand of in uw ledensysteem. Hierbij geeft u ook aan hoeveel contributie er mag worden geïnd en op welke wijze dit gebeurd (per kwartaal of jaar bijvoorbeeld). Dit Excelsheet of uw ledensysteem vormt de basis voor de incasso-opdracht die u periodiek samenstelt.

Het periodiek samenstellen van incasso-opdrachten

Bijvoorbeeld elke kwartaal maakt u een kopie van uw Excelsheet waarin u de machtigingen heeft bijgehouden. U verwijderd alle regels die de komende incasso ronde niet hoeven worden geind. Wanneer u een ledensysteem heeft kunt u een export maken van de juiste leden met de contributie en de machtigingsgegevens. Nu heeft u een complete lijst met alle contributies die u deze keer wilt laten innen. Het bestand slaat u op als CSV bestand.

In de Gratis SEPA Incasso tool maakt u nu een nieuwe batch aan. We hebben een intro filmpje gemaakt waarin u ziet hoe eenvoudig dit kan. Vervolgens importeert u het opgeslagen CSV bestand in de batch. Als alles goed gaat krijgt u de melding dat alle regels succesvol geïmporteerd zijn. Als sommige regels fout zijn kunt u die los downloaden en verbeteren. Daarna kunt u ze met de importfunctie weer toevoegen.

De incasso-opdracht laten uitvoeren

Als u klaar bent om de incasso-opdracht uit te laten voeren gaat u naar de optie ‘Genereer incasso bestand’. Wanneer u een eigen incassocontract heeft, wordt nu het bestand gegenereerd wat u kunt inleveren bij de bank. Wanneer u een incassocontract via Doorbetalers heeft, krijgt u nu een scherm waarop een overzicht staat van hoe de opdracht precies zal worden uitgevoerd. Die kunt u dan starten.

Controleren hoe de opdracht verlopen is

Als u een eigen incassocontract heeft, zult u zien dat na enige tijd de betalingen binnenkomen op uw rekening. Vaak is dit 1 groot bedrag wat de hele batch in 1 keer bevat. Mensen kunnen ook gestorneerd hebben (het tegenhouden of terugdraaien van de incasso-opdracht), die worden weer van uw rekening afgehaald. In overleg zult u het daarvoor opnieuw moeten proberen in een volgende batch

Wanneer u een incassocontract van Doorbetalers heeft, kunt u volgen wat de betaalstatus is. U krijgt 10 dagen na het plannen het beschikbare bedrag uitbetaald. In de SEPA Incasso Tool kunt u zien welke bedragen zijn binnengekomen en welke gestorneerd zijn. U kunt vanuit de tool de gestorneerde bedragen opnieuw laten aanbieden. Ook kunt u een Excel export maken waarin alle betalingen en de uitkomsten daarvan staan. Wanneer u een ledensysteem heeft zult u de resultaten daarin bijwerken.

Meer informatie

Dit formulier kan op dit ogenblik niet ingevuld worden