Waar kunt u een incassocontract afsluiten
De meeste organisaties sluiten zelf een incassocontract met een bank af. Dit is het goedkoopst en geeft het de meeste flexibiliteit. In Nederland kan dit bij deze banken: ABN AMRO, Bank of America, BNG, Commerzbank, Deutsche Bank, Friesland Bank, Handelsbanken, ING, KAS BANK, Rabobank, RBS, SNS, Staalbankiers, Triodos Bank en Van Lanschot.
Echter zijn er soms ook gevallen waarbij het handiger is het incassocontract via een betaaldienstverlener af te sluiten. Redenen om dit te doen zijn dat betaaldienstverleners vaak toegevoegde waarde bieden zoals een systeemintegratie of meer automatisering, of een ander tariefmodel hebben waardoor het bij hen toch nog iets goedkoper is.
Aan welke eisen moet u voldoen
In de praktijk kan elke organisatie met een Kamer van Koophandel nummer een incassocontract afsluiten met de bank. Sommige banken willen dat de organisatie ook minimaal 1 jaar bestaat tenzij er een bepaalde garantstelling van een andere organisatie verkregen kan worden
Waar moet u op letten
Veel incassocontracten werken met een aantal parameters:
Type contract
Vaak kunt u kiezen tussen een regulier of zakelijk contract. Reguliere contracten kenmerken zich door het gebruik van de machtiging met de ‘natte handtekening’ en de storneringstermijn van 8 weken. Het zakelijke contract heeft geen storneringstermijn maar vereist ook vaak dat uw klant de machtiging in zijn/haar internet bankieren omgeving goedkeurt.
Eenmalige- of Doorlopende incasso’s
Met een incassocontract voor eenmalige incasso’s moet voor elke incasso een nieuwe machtiging worden verkregen. Elke machtiging moet een uniek nummer hebben wat maar 1 keer bij de bank mag worden gebruikt. Wanneer u toch een incasso-opdracht inlevert waar een machtiging is gebruikt wordt die al eerder is gebruikt, zal de bijbehorende incasso niet worden geaccepteerd.
Wanneer u kiest voor een incassocontract voor doorlopende incasso’s kunt u de verkregen machtiging meerdere keren hergebruiken. U heeft natuurlijk ook de vrijheid om elke betaalopdracht met een nieuwe machtiging aan te bieden. Deze contractvorm geeft u dus flexibiliteit maar er staat tegenover dat de wijze van aanleveren iets complexer is. Uw administratiesysteem moet namelijk vastleggen welke machtigingen al eerder gebruikt zijn. Wanneer er een incasso-opdracht wordt gegenereerd zal uw systeem betaalopdrachten met een nieuwe machtiging moeten voorzien van een andere code dan bij een betaalopdracht op basis van een eerder gebruikte machtiging. Dit heet het Sequence Type (SeqTp) en kan zijn: FRST voor de eerste keer, RCUR voor de 2e t/m op één na laatste keer en FNAL voor de laatste keer. In de praktijk wordt FNAL zeer weinig toegepast. (meer hierover in het onderdeel Incasso opdracht samenstellen – Eenmalige en doorlopende incasso’s)
Het advies is om eigenlijk altijd een doorlopend incassocontact af te sluiten, maar wel even te controleren of uw systeem er ondersteuning voor biedt.
Aantal batches per periode
Een batch is een verzameling betaalopdrachten die op dezelfde datum moeten worden uitgevoerd en hetzelfde Sequence Type hebben. Dit laatste is alleen belangrijk bij een doorlopend incassocontract.
In de praktijk kunnen er in 1 bestand meerdere batches worden opgenomen, maar de bank kijkt alleen naar het aantal batches per periode. Wanneer u bijvoorbeeld eens per week wilt gaan incasseren en een doorlopend incassocontract heeft, is het belangrijk om te zorgen dat u minimaal 2 batches per week mag inleveren. Bij een eenmalig incassocontract is 1 batch per week voldoende.
Aantal incasso’s in één batch, totaal bedrag per batch en maximaal bedrag per incasso
Deze spreken redelijk voor zich. Ook hier is het weer een kwestie van slim plannen en schuiven met de verschillende parameters om zeker te stellen dat u altijd uw opdrachten kunt aanbieden zonder tegen de limieten van uw contract aan te lopen.
Wijze van rapporteren
Sommige banken bieden de mogelijkheid om het totale bedrag van het incassocontract niet in één keer te storten, maar als losse betalingen. Het voordeel hiervan is dat u een specifieke bevestiging heeft van elke incasso, maar het nadeel is dat u meer kosten maakt. Bij veel zakelijke bankrekeningen kost elke regel op het rekeningafschrift namelijk ook geld (rapportagekosten), en dit zou uw incassokosten gemakkelijk kunnen verdubbelen.
Welke kosten zult u maken
Rondom kosten zijn er ook verschillende parameters:
Periodieke kosten
Niet alle incassocontracten hebben periodieke kosten, en soms is het afhankelijk van de organisatievorm of het betaalpakket wat u van uw bank heeft afgenomen. Bij de Rabobank is het incassocontract binnen het verenigingspakket bijvoorbeeld zonder periodieke kosten.
Kosten per batch, per transactie en per stornering
Deze kosten liggen bij de banken allemaal vrij dicht bij elkaar. Bij deze kosten zijn de storneringskosten natuurlijk ongewenst. In het hoofdstuk Storneringsproces geven we enkele tips om deze kosten dus zo laag mogelijk te maken.
Rapportagekosten
Deze kosten gelden alleen wanneer u in uw incassocontract geregeld heeft dat het totale bedrag van de incasso-opdracht niet in één keer gestort wordt maar als losse bedragen per transactie. Over het algemeen bieden boekhoudpakketten prima ondersteuning om het gehele bedrag binnen de administratie te verwerken, en zou u deze kosten eigenlijk meestal niet moeten hoeven maken.
Dit formulier kan op dit ogenblik niet ingevuld worden